En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 1074 de 2015, y demás normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales, la sociedad VALKXON S.A.S. (en adelante VXS) expide, adopta y comunica a sus grupos de interés la siguiente política de privacidad, que busca garantizar que se realice el tratamiento de dicha información personal en custodia de VXS, en su condición de responsable y/o encargado y tratante del manejo de información personal, según el caso. Dicha información será tratada cumpliendo los principios y regulaciones previstas en las leyes colombianas y las buenas prácticas aplicables al régimen de protección de datos personales y atendiendo la normatividad vigente, garantizando los derechos que le asisten a los titulares de ella. En el desarrollo de estas políticas se entenderá por dato personal, cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como el nombre, sexo, edad, estado civil, entre otros. Los datos personales pueden almacenarse en cualquier soporte físico o electrónico y ser tratados de forma manual o automatizada.
Este documento es parte integrante de las Condiciones Generales de Contratación de VALKXON S.A.S. Al momento de registrarse, los usuarios automáticamente aceptan las Condiciones Generales de Contratación, así como las disposiciones aquí contenidas.
En ejercicio de sus actividades, VXS realiza el tratamiento de datos personales de: socios, clientes, proveedores y empleados. Tales actividades las realiza directamente y en ejercicio de su objeto social. Los datos personales que se recolecten se limitarán a aquellos que sean necesarios, pertinentes y adecuados, para la finalidad para la cual son requeridos de acuerdo con la normatividad vigente y en cumplimiento de su objeto social. Salvo en los casos expresamente previstos por la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización previa, expresa e informada del titular, por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta, con el fin de constatar de forma inequívoca que sin este consentimiento del titular los datos no hubieran sido capturados y almacenados en medios físicos y/o electrónicos. Toda labor de tratamiento de datos personales realizada en VXS corresponde a las finalidades estipuladas por la ley y otorgadas por el titular en su autorización y en cumplimiento de ella y al ejercicio de sus funciones legales. En los eventos en los cuales se requerirá usar el dato personal para una finalidad diferente a la inicialmente informada al titular y fue tomado, se procederá a obtener una nueva autorización. VXS no recolecta ni almacena datos o información de menores de edad, niños, niñas y adolescentes. Solo por autorización de los padres y otorgada por ellos, se tiene información pública de ellos con fines eminentemente legales y de uso interno. Los datos sensibles o aquellos que afectan la intimidad del titular, o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los referentes a origen racial, étnico, salud, orientación sexual, política, de derechos humanos, y convicción religiosa, pertenencia a organizaciones sociales, sindicales, políticas y biométricos, serán tratados solo para lo estrictamente necesario, solicitado con el consentimiento previo y expreso del titular, debidamente informado de tratarse de un dato sensible, de la finalidad exclusiva del mismo, y que por su calidad no están obligados a utilizar su tratamiento.
VXS no compartirá ni revelará la información confidencial con terceros, manteniendo la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento. Solo la divulgará por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan facultad legal para solicitarla. Los datos personales solo serán tratados por los funcionarios expresamente autorizados para ello, en cumplimiento de sus funciones.
Para garantizar la seguridad de la información VXS adopta medidas técnicas, administrativas y humanas al interior de la empresa, necesarias para evitar adulteraciones, copia, perdida, consulta y uso o acceso indebido o no autorizado o fraudulento. Para tal efecto se establecen protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal de acceso a los datos de carácter personal y los sistemas de información. Estos datos pueden ser almacenados y conservados en servidores propios o de terceros contratados, físicos o en la nube, ubicados en la sede principal propia o en la sede determinada por el contratista, cumpliendo con las certificaciones y exigencias de seguridad determinadas por estos; o también de manera manual en archivos físicos.
El tratamiento de los datos personales en poder de VXS, que incluye recolección, almacenamiento, administración, transferencia, transmisión y destrucción en la forma permitida por la ley, será realizado conforme a las siguientes finalidades de carácter general:
Para el cumplimiento de lo expuesto la sociedad dispone de un procedimiento interno que permite establecer los mecanismos de manejo, y control que garantizan el adecuado tratamiento y cumplimiento de la ley en el tratamiento de los datos personales de todos los terceros.
VXS no tiene contemplado como finalidad comercializar con cualquier tipo de tercero sus bases de datos.
Las principales finalidades de los datos recolectados son las siguientes:
Los datos personales suministrados por los colaboradores y exempleados, tienen como finalidad cumplir las obligaciones laborales, legales y reglamentarias, tales como: emisión de certificaciones relativas al titular y su vinculación, envío de información a los entes estatales, pago de nómina, participación en actividades de bienestar, y tener a disposición la información durante el tiempo establecido por la ley.
Los datos suministrados por clientes, proveedores y contratistas, tienen como objetivo el permitir a VXS cumplir con las obligaciones contractuales y comerciales establecidas por la ley y enmarcadas en el cumplimiento del objeto social, estas actividades incluyen el trámite de pedidos, facturación, envíos comerciales, certificaciones, emisión de garantías, actividades de mercadeo, promoción y publicidad, de fidelización de clientes, informativas de cambios en las condiciones comerciales, de evaluación del servicio, realizar actividades de cobro, consultas a entidades externas y centrales de riesgo, de habilitación de mecanismos de recaudo. actividades que pueden desarrollarse por medio de correos físicos, electrónicos, uso de la página web, telefónico fijo y celular, mensajería móvil, humana, texto o fax, los demás medios de amplio conocimiento y permitidas por la ley.
La información de las personas que tengan o llegaren a tener la calidad de socios, será de carácter reservado, con registros en los libros comerciales y bajo las reservas de ley que le sean aplicables. Para el ejercicio de los derechos derivados de dicha calidad VXS solicitará autorización para el tratamiento de sus datos en actividades como convocatoria a reuniones, asamblea de socios, actividades programadas por la empresa, emisión de certificaciones, para dar cumplimiento a la ley, órdenes de autoridades judiciales, administrativas, o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos.
En cada proceso empresarial, y acorde con los datos personales recolectados y tratamiento a realizar, en el respectivo aviso de privacidad se informarán de forma previa las finalidades particulares o específicas; nombre o razón social y datos de contacto del responsable o encargado del tratamiento, y si el tratamiento se efectuará por un encargado (caso en el que tal encargado estará bajo la dirección de VXS). De conformidad con el artículo 8 de la ley 1581de 2012, los derechos que le asisten a cualquier persona que haga parte de uno de los grupos de interés, en su condición de titular o legítimamente autorizado, en relación con el tratamiento de sus datos personales y los mecanismos dispuestos por VXS para dar a conocer la política de privacidad, son:
Para el ejercicio del habeas data, el titular del dato personal o quien demuestre un legítimo interés conforme a lo dispuesto en la normatividad vigente, podrá hacerlo contactando a VXS a través del siguiente correo electrónico: direccion@valkxon.com.co o dirigiendo una comunicación por medio físico a la siguiente dirección: VALKXON S.A.S, Calle 74 A No. 27 A – 46, Bogotà D.C., Colombia. Quien ejerza el habeas data deberá suministrar con precisión los datos de contacto solicitados para efecto de tramitar, atender y responder su solicitud y desplegar las cargas para el ejercicio de sus derechos.
Recibida la solicitud de ejercicio de habeas data, VXS procederá a dar respuesta dentro de los términos de ley.
El tratamiento de los datos personales que realiza VXS conforme esta política, se hará con base en la norma, procedimientos e instructivos adoptados por la sociedad para el cumplimiento de la legislación aplicable a la protección de información personal y en este sentido los derechos del titular son:
Esta política ha sido aprobada por VXS en enero de 2021.